Mieteranrufe automatisieren, Schadensmeldungen mit KI erfassen, Mahnwesen ohne Handarbeit — welche Software das wirklich leistet, und woran Sie die richtige für Ihre Hausverwaltung erkennen.
Der Markt teilt sich in drei Lager — und der häufigste Fehler ist, sie zu verwechseln. Wer auswählt, sollte zuerst wissen, welches Problem er wirklich lösen will.
1. Klassische Verwaltungs- & Buchhaltungssoftware (z. B. DOMUS, IGEL Real, immoware24, dataPad). Stark in Buchhaltung, Vorschreibung und Abrechnung — der Maschinenraum vieler österreichischer Verwaltungen. Aber: die eingehende Mieterkommunikation (Telefon, Schadensmeldung) bleibt Handarbeit.
2. Reine KI-Telefon-Assistenten. Nehmen Anrufe ab und erstellen Tickets — decken aber die eigentlichen HV-Module (Vorschreibung, Abrechnung, Mahnwesen, Mieter-App) nicht ab. Sie lösen ein Symptom, nicht den Tagesbetrieb.
3. Plattformen, die beides verbinden — wie Veloro. KI-Telefonassistentin und Foto-KI-Schadensmeldung und Vorschreibungen, Mahnwesen, Kautionen, Mieter-App in einem System. Für Verwaltungen, die nicht zwei Tools zusammenkleben wollen.
Welcher Ansatz welches Problem löst — ehrlich gegenübergestellt.
| Klassische HV-Software | Reiner KI-Telefon-Dienst | Veloro (Plattform) | |
|---|---|---|---|
| Mieteranrufe 24/7 annehmen | nein (Handarbeit) | ja | ja — KI-Assistentin Lisa, mehrsprachig |
| Schadensmeldung mit Foto-KI | selten | teils | ja — SMS-Foto + KI-Einordnung |
| Vorschreibungen & Abrechnung | ja (Kernstück) | nein | ja — BK/Heiz, MRG-/WEG-Logik |
| Automatisches Mahnwesen | teils | nein | ja — gestaffelt ab 5. Werktag |
| Mieter-App / -Portal | selten | nein | ja — inkl. SMS-Live-Tracking ohne App |
| Regionaler Fokus & Support | überregional | überregional | Graz/Steiermark, Gründer persönlich |
| Vertragsbindung | oft Jahreslizenz | variabel | 60 Tage kündbar |
Ehrlich gesagt: Die Bankanbindung per PSD2 (automatisches Mietzins-Matching) ist bei Veloro demonstrierbar, befindet sich aber noch im Ausbau — wir stellen sie nicht als flächendeckend fertiges Live-Feature dar. Den Rest sehen Sie in der Demo am echten Tagesablauf.
Erkennt die Software einen Rohrbruch als Notfall, erstellt sofort ein Ticket und leitet an den Bereitschaftsdienst weiter?
Telefon, SMS, E-Mail — landet alles in einem zentralen Ticket, egal über welchen Kanal der Mieter meldet?
Rechnet die BK- und Heizkostenabrechnung nach dem richtigen Schlüssel (Nutzfläche vs. Nutzwert) und USt-konform ab?
Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, offengelegte Subdienstleister und klare Löschfristen — besonders bei KI?
Wird beim Umstieg ein Übernahmestichtag gesetzt und werden offene Posten sauber übernommen — ohne Doppelvorschreibung?
Erreichen Sie jemanden, der den Unterschied zwischen Mietzins und Bewirtschaftungskosten kennt — oder ein Call-Center?
Veloro aus Graz: Die KI-Telefonassistentin Lisa nimmt Mieteranrufe rund um die Uhr an, versteht mehrere Sprachen und erstellt automatisch ein strukturiertes Schadensticket auf Deutsch. Zusätzlich kann der Mieter den Schaden per SMS-Foto melden, das eine KI-Bildanalyse einordnet. Klassische Programme (DOMUS, IGEL, immoware24) sind in der Buchhaltung stark, bieten diese KI-Anrufannahme aber meist nicht.
Das hängt vom Modell ab. Veloro rechnet pro Wohneinheit und Monat ab, dazu eine einmalige Setup-Pauschale und jährlicher Support; 60 Tage kündbar. Ein konkretes, unverbindliches Angebot für Ihre Anzahl an Einheiten bekommen Sie in einer 15-minütigen Demo.
Sie kann es sein, wenn der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereitstellt, die KI-Subdienstleister offenlegt und Speicherort, Zugriffe und Löschfristen regelt. Genau das sollten Sie vor der Auswahl prüfen — besonders bei den KI-Komponenten (Telefonie, Bildanalyse).
Setzen Sie einen klaren Übernahmestichtag (sonst drohen Doppelvorschreibungen), übernehmen Sie die offenen Posten und Kautionsstände sauber, und stellen Sie zuerst ein Testobjekt um, bevor der gesamte Bestand migriert wird. Mehr dazu in unserem Ratgeber zum Software-Wechsel.
15 Minuten, unverbindlich, 60 Tage kündbar. Am Telefon erreichen Sie direkt den Gründer — kein Call-Center.